New Way Of Working

New Work: „Meine zehn Corona-Learnings“

„Das aktuelle Impftempo ist atemberaubend, jeden Tag mehr als eine Million Menschen in Deutschland. Endlich bewegen wir uns in Riesenschritten zurück zur gewohnten Normalität“, schreibt ERGO CDO Mark Klein in seinem aktuellen Blog: „Es steht außer Frage, dass wir uns danach sehnen – ob im Privaten oder am Arbeitsplatz. Fast über Nacht hat uns die Pandemie im Griff gehabt, zu Notfallplänen bei der Arbeitsorganisation und zu mehr Digitalisierung gezwungen. Bei aller Demut vor dem Virus und seinen Auswirkungen können wir klar sagen: Es hat funktioniert, Corona wurde zum Digitalisierungsbeschleuniger. Und wir haben ein neues Arbeiten ausprobiert, das ich in vielen Punkten auch nach Corona nicht über Bord werfen möchte.“

 

„Wir können Unternehmen nicht nur von zu Hause betreiben“, sagt Prof. Michael Hüther, Chef des Kölner Instituts der deutschen Wirtschaft gegenüber dem Deutschlandfunk. Das habe etwas mit Innovationsfähigkeit zu tun und damit „wie wir miteinander umgehen.“ Wir lebten von der Substanz mittlerweile, wenn wir uns so lange nicht persönlich sehen.

Ein Zitat, das ich zu 100 Prozent teile. Gestiegene Effizienz, gesunkenes Miteinander – so würde ich meine persönlichen Erfahrung aus den vergangenen zwölf Monaten zusammenfassen. Meetings zum Beispiel sind viel effizienter geworden. Am Anfang mussten wir lernen, dass die Kalendereinträge zu lang sind. Wir waren immer vor der Zeit fertig, weil man remote schneller zum Punkt kommt, ohne Umschweife die Agenda abarbeitet. 

 

Aber es bleibt eben auch etwas auf der Strecke. Die restliche Zeit bei Besprechungen in Präsenz haben wir offenbar für anderes genutzt: für das Miteinander, das Kennenlernen, das Wertschätzen, das auch mal über andere Dinge sprechen. All das was so wichtig ist, wenn Menschen mit Menschen arbeiten. Deshalb freue ich mich auf die Zeit nach der Pandemie, auf das regelmäßige Wiedersehen mit den Kolleg:innen.

Auf der anderen Seite haben wir in diesem Superkrisen-Modus, in dieser permanenten Ausnahmesituation, Dinge ausprobiert, die wir uns sonst in zehn Jahren noch nicht getraut hätten. Manches hat halbwegs funktioniert, manches gar nicht, manches aber richtig gut. Ich bin fest überzeugt davon, dass wir vieles davon in den Alltag nach der Pandemie übernehmen müssen.

Zusammen mit meinen Führungs-Kollegen:innen habe ich für diesen Artikel zehn Corona-Learnings des letzten Jahres formuliert:

#1: Sich etwas zutrauen

Wir bei ERGO sind beim Thema Digitalisierung im Versicherungsvergleich vorn mit dabei – bei manchen Technologien vorneweg. Trotzdem war die Anspannung groß, als im vergangenen März Mitarbeiter:innen vom Büro ins Home-Office wechselten – und die IT plötzlich 11.000 Remote-Zugriffe täglich meistern musste.

Mein großer Respekt gilt den Kollegen:innen, die das umgesetzt haben. Ein Großteil von ERGO hat über Nacht von zu Hause gearbeitet. Die Systeme haben gehalten, ohne den Druck des Lock-downs hätten wir das nie ausprobiert. Ich würde mich freuen, wenn uns diese Erkenntnis ermutigt, uns auch anderes zuzutrauen – ohne Zwang.

#2: Alte Weisheiten hinterfragen

„Home Office möchte ich eigentlich nicht so gern.“ Das ist einer der berühmteren Chefsprüche, wenn es um das Arbeiten von zu Hause geht. Beziehungsweise: ging. Corona hat alles verändert. Home Office ist keine Besonderheit mehr, es ist vielmehr das derzeit oft zitierte „New Normal“. Plötzlich war nicht mehr die Frage, ob ich als Führungskraft dafür oder dagegen bin. Sondern, wie ich das Home Office organisiere, so dass die Arbeit geschafft wird und sich Mitarbeiter:innen unterstützt fühlen.

Aber es wurde komplizierter: Plötzlich saßen die Kolleg:innen nicht mehr ein Zimmer weiter, plötzlich man musste Teamspirit regelrecht aktivieren. Und – zugegebenermaßen – ohne ein bereits vorhandenes Grundvertrauen zwischen Führungskraft und Mitarbeiter:in funktioniert es remote nicht. Hier haben wir alle von den Zeiten vor Corona gelebt, in denen die Beziehungen aufgebaut worden sind. Gerade offenes Feedback ist aus der Distanz heraus besonders wichtig – so unsere Erkenntnis.

Wir müssen hier Corona als Startpunkt sehen. Jetzt gilt es, Abläufe neu zu designen, zu digitalisieren und hybridtauglich zu machen. Wir müssen das Momentum nutzen.

#3: Demut – wir sind verwundbar

Die Coronakrise machte klar, dass sich auch scheinbar unverwundbare Geschäftsmodelle und Unternehmen nie in der falschen Sicherheit wiegen dürfen. Was mit der Pandemie hereinbrach, fühlte sich teilweise wie Disruption an (Man darf nicht vergessen, dass es der Versicherungsbranche im Vergleich zu anderen gut geht).

Zum Beispiel haben wir bei so genannten Annex-Versicherungen für Produkte, die im stationären Einzelhandel verkauft werden, (natürlich) deutlich Anteile eingebüßt. Dafür haben wir in Annex im Onlinebereich stark investiert und blicken hier auf sehr gute Wachstumszahlen.  

Das sollte uns wachsam machen, uns immer wieder Veränderungen zu stellen – auch wenn alles scheinbar in Ordnung ist. Das gilt für mich als Chef ganz besonders. Man ist manchmal in einer Blase, abgeschirmt von der Organisation. Deshalb, immer wieder den Blick auf das Wesentliche, auf die Realität überprüfen! Respekt vor der Gefahr haben und diesen nutzen, um Veränderung zu treiben.

#4: Auf die Work-Life-Balance achten

Wie schon gesagt – Home Office funktioniert! Jedoch – ob nun am Küchentisch oder im privaten Büroraum – die Grenzen zwischen Leben und Arbeiten verschwimmen. Wo hört das Office auf und fängt das Home an? Es geht alles ineinander über, klare Bruchlinien zwischen Beruf und privat, wie sonst mit der Fahrt nach Hause, sind nicht mehr da. Kolleg:innen berichten mir immer wieder davon, dass ihnen die Abgrenzung schwerer fällt.

Einerseits. Andererseits haben wir sicher noch nie so viel Familie oder Paar- und Privatleben mitbekommen wie im vergangenen Jahr. Man war zu Hause, man war da und trotzdem am Arbeitsplatz. „Die Welt via Teams bei mir zu Gast, das hatte schon was“ – sagte mir ein Kollege.

Deshalb planen viele Unternehmen wie ERGO das Remote-Arbeiten in deutlich größerem Umfang auch für Normalzeiten mit ein. Das führt – auch hier schon bei ERGO spürbar – zu Stadt-Land-Bewegungen, zum Run auf das Landhaus mit mehr Platz und größerem Garten – zu vollkommen neuen Modellen. Ich bin gespannt darauf.

#5: Die Kraft des Zufälligen ist nicht digitalisierbar

Wir haben beim Remote-Arbeiten wirklich viel experimentiert, haben nicht nur virtuelle Kaffeepausen eingelegt, sondern ganze After-Work-Partys gefeiert und virtuelles „Montagsmalen“ gespielt. Wir haben nicht nur per Zoom den Daumen gehoben, sondern halten unsere Managementmeetings in 3D-Welten ab – jeder mit VR-Brille auf dem Kopf, jeder als Avatar im Besprechungsraum. Schön, aber auch anstrengend.

Bei allem Experimentieren – zwei Werte aus der analogen Welt sind nicht ersetzbar: Inspiration und Beziehung. Beziehungsaufbau ist auf lange Sicht nur möglich, wenn man gemeinsam im Büro ist. Das Inspirieren und inspiriert werden, das zufällige Treffen auf dem Flur, das auf andere Gedanken und Ideen kommen – das entsteht remote nicht oder nicht in der gewohnten Dimension – man muss sich immer verabreden.

Remote ist zudem eintönig, es fehlen die bunten Kreativräume, die andere Atmosphäre um sich herum, in der man die Gedanken fließen lassen kann, und manchmal eben „nur“ die Kantine.

#6: Kollaborative Tools statt Monologisieren

Bei Remote-Meetings ist die Aufmerksamkeitsspanne noch kleiner als bei Präsenz-Veranstaltungen. Flow und Fokus hochhalten, Spaß haben, die Teilnehmer:innen aus bekannten Denkmustern reißen – das ist wichtig.

Wir nutzen nicht das eine, sondern verschiedene und immer wieder neue digitale und intuitive Tools. Kreativ gestaltete Whiteboard werden zum neuen, virtuellem Raum, in dem Teilnehmer:innen simultan arbeiten können.

Man sieht, an welcher Stelle andere Teilnehmer:innen im Moment arbeiten, kann leicht Templates, Post-its und Bilder einfügen und unkompliziert mit Votings und Timeboxing arbeiten. Ein Megavorteil: Im Anschluss lässt sich alles als PDF speichern und exportieren, sofort, in Echtzeit.

#7: Kultur und Verhalten sind wichtiger als Technik

Erfolgsentscheidend – das wurde bei uns schnell klar – ist aber weniger die Technik als die Veränderung sozialer Verhaltensformen. Für die kreative Remote-Arbeit ist es wichtig, eine Atmosphäre zu schaffen, in der alle Teilnehmer das Gefühl haben, sich beteiligen zu können.

Für diese Atmosphäre helfen Regeln, auf die wir uns vorher gemeinsam geeinigt haben, genauso wie spontane Absprachen im Prozess und eine gute Moderation.

Bei digitalen Sessions gelten folgende Regeln zusätzlich: Stummschalten, bevor Hintergrundgeräusche stören, die Kamera bleibt eingeschaltet (solange das Netz nicht kurz vor dem Kollaps steht). Und natürlich wie immer: kreativen Mut zeigen, wilde Ideen anerkennen und nicht gegenseitig kritisieren (nur bei Brainstormings!).

#8: Sprints statt Marathon

Ganztägige Workshops sind remote nicht machbar, aus Zwei-Tages- wurden Wochen-Workshops mit kleineren Sessions pro Tag.  Die optimale Workshop-Dauer ist vier Stunden. Spätestens nach 1,5 Stunden ist eine Unterbrechung Pflicht. Aktivierende Warm-ups zu integrieren, hat bei uns sehr gut funktioniert.

Nach zwei digitalen Workshop-Tagen sollte ein Tag Pause eingeplant werden. Wichtig ist nicht nur ein Mix aus unterschiedlichen Tools und Methoden, sondern Geduld und Flexibilität für spontane Anpassungen, Breakouts und kleine, gemischte Gruppen.

Die Agenda sollte allen immer zugänglich sein, damit andere Aufgaben am Tag gedanklich eingeplant werden können. Zudem – remote heißt remote! Zwei Personen, die in einem Zimmer mit Abstand auf einen Bildschirm schauen und in ein Mikro sprechen, mindert die Qualität für alle. Und bei größeren Workshops vorher kurz testen und proben. Manchmal schießt das Headset, das gerade eben noch bei Zoom funktioniert hat, bei Teams plötzlich quer.

#9: Mehr Vorbereitung statt weniger

Wir verschicken bei größeren Workshops vorab ein personalisiertes Care-Paket mit Agenda, Regeln, Templates, einem „Bitte-nicht-Stören Schild“ für das Home Office – und manchmal sogar Snacks für die Teilnehmer:innen. Ein ganz schön großer Aufwand, aber so fühlt sich die Distanz direkt weniger groß an. Dieses „positiv primen“ schon vor dem Workshop ist wichtig, um von vornherein in einer guten Atmosphäre zu starten.

Ist der Workshop gestartet, ist es entscheidend, die Kollegen:innen via Skype, Teams oder Zoom aktiv an Prozess und Wahl der Methoden teilhaben zu lassen. Diese kontinuierliche Mitbestimmung führt zu einem stärkeren Gefühl von Verantwortung für das Ergebnis und inspiriert dazu, eigene Formate zu kreieren und in andere Projekte zu übertragen.

#10: Nicht nur Ausprobieren – sondern das Ausprobieren durchhalten

Ich habe oben schon die Managementmeetings mit VR-Brille angesprochen. Alle waren sofort begeistert, das ist wie ein Spielplatz für Erwachsene. Jeder hat einen Avatar mit erkennbaren Gesichtszügen, man hört die Stimmen der anderen, die lauter und leiser werden, wenn sich die Kolleg:innen wegdrehen oder den Raum verlassen. Wir haben sogar einen Blick auf den See vor dem Besprechungszimmer, ein Balkon mit herrlicher Aussicht (unser virtueller Meetingraum ist nicht in Düsseldorf), den man auch betreten kann.

Aber schon ab dem zweiten Meeting habe ich diesen Balkon nicht mehr angesteuert. Die Routine kehrt schnell ein, jetzt zeigt sich, ob VR eine schöne Spielerei ist oder echten Mehrwert schafft. Das findest du aber nur heraus, indem du weitergehst als zu spielen. Wir haben uns gegenseitig dazu verdonnert, uns ein ganzes Jahr lang mit Brillen zu treffen. Danach werden wir unser Resümee ziehen, erst danach! Auch das eine Erkenntnis – das Ausprobieren durchhalten! 

Wir haben Dank Corona viel gelernt. Es ist ein Startschuss, jetzt kräftiger weiterzumachen!

Text: Mark Klein