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Methoden für spannendere Meetings: Liberating Structures

Meetings können sehr langweilig sein. Eine(r) spricht, die anderen hören zu. Kein Spaß und manchmal auch ohne erkennbare Zielorientierung. Wer das aus seiner Berufspraxis kennt und bejaht, der kennt den Methodenbaukasten der Liberating Structures (kurz LS) wahrscheinlich noch nicht. Durch die LS werden alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer in den Prozess einbezogen. Sie arbeiten gut, interaktiv und mit Freude zusammen. Geht nicht? Geht doch! 

Bei den Liberating Structures (kurz LS) handelt es sich um 33 Strukturen oder Methoden, die ich benutzen kann, um sowohl mit 3 Personen, 30 Personen oder auch 300 Personen (manche sprechen sogar von 3000 Personen) zielorientiert zusammenzuarbeiten. Im Folgenden möchte ich einen Überblick über ein paar dieser Methoden geben und dich damit unterstützen, diese Methoden dann auch in deinem Meeting Alltag einzusetzen.

1-2-4-Alle

Fangen wir mit der einfachsten Struktur an. Es geht darum die gesamte Gruppe einzubeziehen, um Fragen, Ideen oder Vorschläge zu erarbeiten. Stell dir vor, in deinem regelmäßigen Gruppenmeeting hat sich der Alltag eingeschlichen. Es gibt eine bestimmte Struktur, aber im Prinzip redet die Führungskraft und alle hören zu. Die Eifrigen stellen ein paar Fragen, andere sind schlicht durch die angebliche Zeitverschwendung genervt. Was könnt ihr ändern? 

Mit Hilfe eines Brainstormings erreichst du, dass die, die immer als erstes reden, ihre Meinung vertreten, aber nicht alle zu Wort kommen. 

Mit der Methode 1-2-4-Alle stellst du die Frage erst einmal in den Raum und bittest die Gruppe, dass jede Person eine Minute lang allein über die Frage nachdenkt und nach einer Lösung sucht. Im zweiten Schritt sollen sich Paare zusammenfinden und die Antworten austauschen und weiterentwickeln. Zwei Minuten lang. Im dritten Schritt sollen sich zwei Paare jeweils zu Vierergruppen zusammenfinden und die Ideen verfeinern. Dabei können Gemeinsamkeiten herausgestellt und Unterschiede dargestellt werden. Im letzten Schritt sollen alle Vierergruppen die Idee, die sie am besten finden, der Gesamtgruppe vorstellen.

Was ist der Unterschied zum Brainstorming? Durch die Möglichkeit, dass jedes Gruppenmitglied seine eigene Idee entwickeln kann und es erst dann zum Austausch kommt, hat jede Person die gleiche Möglichkeit sich einzubringen. Damit kommen die „Leisen“ auch zu Wort und nicht nur die Lauten.

Jede Person hat den Freiraum oder die Freiheit sich einzubringen und gleichzeitig existiert eine Struktur, an der sich alle orientieren. Diese Gleichzeitigkeit von Freiheit und Struktur hat den Liberating Structures ihren Namen gegeben, da sie für alle Strukturen gleichermaßen zutrifft.

15-Prozent-Lösung

Bei dieser Methode geht es darum Lösungen zu finden, die schnell und ohne weitere Hilfe von anderen und ohne finanzielle Hilfen umsetzbar sind. Schnell heißt, ich schaffe es in meinem Arbeitsalltag sie innerhalb von drei Tagen umzusetzen. Es geht nicht darum, einen großen Schritt zu machen, der zwar perfekt sein kann, aber mich ins Straucheln bringt, weil er einfach zu groß ist. Es geht um einen kleinen Schritt, bei dem ich mich in Bewegung setze, ohne das Gleichgewicht zu verlieren.

Mit 1-2-4-Alle lässt sich eine schnelle Variante der 15-Prozent-Lösung nutzen. Hierbei wird einfach die Frage gestellt, in Bezug auf ein bestimmtes Problem: „Was sind deine 15 Prozent? Was ist dein erster kleiner Schritt, mit dem du starten kannst?“ Ein Minute zuerst allein, dann im Austausch zu zweit, wo man sich die Frage und die mögliche Lösung gegenseitig vorstellt. Wenn es eine Gruppe ist, in der ein großes Vertrauen untereinander herrscht, kann ich auch den Schritt in die Vierergruppe und danach in die Großgruppe machen. Wenn das nicht der Fall sein sollte, dann reicht der Schritt bis zu den Paaren, weil so eine größere Verbindlichkeit hergestellt wird. Die andere Person könnte mich in drei Tagen auf dem Flur treffen und dann fragen, wie es denn mit meiner 15-Prozent-Lösung so gelaufen ist.

Als Alternative schreibt im ersten Schritt jede und jeder innerhalb von fünf Minuten eine Liste mit möglichen 15-Prozent-Lösungen auf. Im zweiten Schritt gibt es Kleingruppen von zwei bis vier Personen. In dieser Kleingruppe stellt jede Person ihre Ideen vor, und die anderen beraten, das heißt sie können Fragen stellen oder Ratschläge anbieten. Pro Person in der Gruppe kann diese Phase acht bis zehn Minuten dauern.

TRIZ

Mit dieser Methode kann man Platz für Innovation schaffen, indem man mit kontraproduktiven Aktionen und Verhaltensweisen aufhört.

Ich nehme wieder das Beispiel mit dem Gruppenmeeting. 

In einem ersten Schritt haben alle fünf Minuten lang  Zeit, das schlechteste Gruppenmeeting aller Zeit zu beschreiben. Damit sind dann alle im Bild.

In einer zweiten Phase benutzt man 1-2-4-Alle, um eine erste Liste mit Aktivitäten oder Verhaltensweisen zu erstellen, um dieses negative Ziel zu erreichen. Das mag erst einmal verwirrend sein, aber die Methode setzt einen kreativen Prozess in Gang, da eigentlich alle immer wissen, warum etwas nicht funktioniert. Diese Destruktivität ist hier gefordert und macht deshalb allen Spaß.

In der dritten Phase wird auch wieder mit 1-2-4-Alle eine zweite Liste erstellt, wo sich alle die Frage stellen: Gibt es aus der ersten Liste Punkte, die schon gemacht werden. Wenn auf der ersten Liste Unpünktlichkeit steht, dann kann es passieren, dass entdeckt wird, dass es Gruppenmitglieder gibt, die das nie tun und andere, die es fast regelmäßig tun. Aber es geht nicht um eine Schuldzuweisung, sondern erst einmal nur um das Entdecken, dass solche Punkte existieren.

In der vierten Phase wird erneut mit 1-2-4-Alle eine letzte Liste erstellt mit den Dingen, die die Gruppe tun kann, um die Punkte der zweiten Liste zu stoppen. Zum Beispiel, dass alle sich gegenseitig fünf Minuten vorher erinnern, dass gleich Gruppenmeeting ist.

Bausteine und Ketten

Für mich liegt die Genialität der Liberating Structures nicht nur in der Skalierbarkeit, dass es eben nicht darauf ankommt, wie groß die Gruppe ist, es werden alle beteiligt. Der zweite Punkt ist, dass ich die einzelnen Methoden wie Legobausteine benutzen kann und die einzelnen Schritte miteinander verbinden kann. Damit kann ich durch verschiedene Sichten auf meine Herausforderung gute gemeinsame Lösungen mit meiner Gruppe erzielen.

Um im Beispiel zu bleiben, dass wir ein besseres Gruppenmeeting gestalten wollen, fange ich mit dem ersten Baustein 1-2-4-Alle an und stelle die offene Frage, „Was wollt ihr ändern?“ Als Ergebnis kommt eine Liste mit positiven Änderungsvorschlägen heraus. Dann kommt der TRIZ-Baustein, so wie oben beschrieben. Als Ergebnis haben wir eine Liste mit zusätzlichen konkreten Handlungen, wie man negative Aktivitäten stoppen kann. Und im dritten Schritt nehme ich die 15-Prozent-Lösung in der schnellen Variante und lasse jedes Gruppenmitglied überlegen, welchen kleinen Schritt es selber gestalten kann. So ist jede Person eingebunden und trägt zum Ergebnis bei.

Zusätzlich könnten wir ein Voting machen und uns aus allen Lösungen die drei wichtigsten heraussuchen und damit in den nächsten Meetings Experimente machen und diese Lösungen auszuprobieren, ob sie in der Gruppe funktionieren.

Fazit

Ich habe in diesem Artikel drei der 33 Bausteine vorgestellt. Alle Bausteine eignen sich gut, um sie in einem Präsenzrahmen einzusetzen, auch die noch nicht beschriebenen 30 weiteren. Wer mehr dazu lesen will, kann dies im Internet unter https://liberatingstructures.de/ tun.

Text: Hannes Kropf, agiler Coach und Projektleiter bei ITERGO