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Virtuelle Veranstaltungen: Neun Tipps für Organisatoren

Bei virtuellen Meetings, Konferenzen, Webinaren und Events ist Einiges zu beachten. //next hat daher bereits neun Tipps für Teilnehmer zusammengetragen – hier folgen neun weitere Ratschläge, diesmal für die Ausrichter und Veranstalter solcher Meetings.

Tipp #1: Ausrüstung überprüfen

Nichts bremst ein Meeting mehr aus als Technikprobleme. Prüfe daher Deine Ausrüstung bereits vor dem virtuellen Meeting. Und zwar selbst dann, wenn Du glaubst, dass alles funktioniert. Teste Deine Kamera und Dein Mikrofon, verwende für bestmögliche Qualität ein Headset und halte ein Ausweichgerät bereit, auf das Du bei technischen Problemen umsteigen kannst. Profi-Tipp: Informiere Dich vorher, wie Du mit der verwendeten Software (Skype, Teams, Zoom etc.) Deinen Bildschirm teilst.

Tipp #2: Gut vorbereiten

Bereite Dich gut vor. Übe Deinen Vortrag oder Deine Besprechung, damit Du die Inhalte sicher präsentieren kannst. Dein Publikum befindet sich sozusagen direkt hinter der Kamera, auch wenn Du es nicht sehen kannst. Daher solltest Du es mit einbeziehen, Fragen stellen und „Blickkontakt“ halten. Schaue also in die Kamera und nicht auf den Bildschirm.

Tipp #3: Auf Außenwirkung achten

Auch in virtuellen Meetings solltest Du Haltung bewahren. Achte auf die richtige mentale Einstellung und verhalte Dich professionell, auch wenn Du im Homeoffice bist. Tipp zum Ausprobieren: Wer im Stehen vorträgt, wirkt für das Publikum präsenter. Achte stets auf gute Beleuchtung sowie darauf, dass Du gut sichtbar und vom Hintergrund zu unterscheiden bist. Nutze im Zweifelsfall einen virtuellen Hintergrund.

Tipp #4: Moderator ernennen

Es empfiehlt sich immer, eine Tagesordnung aufzustellen. So weiß jeder, wann er an der Reihe ist – das vermeidet Missverständnisse und peinliche Stille. Bei größeren Meetings mit vielen Teilnehmenden und Fragemöglichkeit solltest Du vorher einen Moderator ernennen, der die Anfragen koordiniert, damit es keine Überschneidungen gibt. Damit gewährleistest Du zudem eine zielführende Besprechung.

Tipp #5:  Im entscheidenen Moment startklar sein

Sobald das Meeting anfängt und Du zu sprechen beginnst, stehst Du im Rampenlicht. Dein Publikum erwartet dann, dass Du gut vorbereitet bist und die Präsentation losgeht. Niemand möchte hingegen beobachten, wie Du hektisch nach der richtigen Datei suchst, während im Hintergrund Dein letzter Chat über den AstraZeneca-Impfstoff in Microsoft Teams zu sehen ist.

Tipp #6: Einen ruhigen Ort suchen

Natürlich kannst Du nichts für Baustellen, schreiende Lkw-Fahrer oder hupende Autos vor Deinem Haus. Da Dein Publikum derartigen Hintergrundlärm jedoch als sehr störend und lästig empfinden kann, solltest Du einen möglichst ruhigen Raum wählen.

Tipp #7: Pausen einplanen

Um Deine Zielgruppe für eine virtuelle Veranstaltung zu interessieren und – noch wichtiger – während der Präsentation bei der Stange zu halten, muss diese klar strukturiert und abwechslungsreich sein. Mal ganz ehrlich: Mit das Beste an Präsenzveranstaltungen ist das abendliche Beisammensein bei einem guten Glas Wein und lockeren Gesprächen. Daher solltest Du immer versuchen, mit Kaffeepausen und ungezwungener Unterhaltung eine angenehme Atmosphäre zu schaffen.

Tipp #8: Gut organisiert sein

Gerade bei Vorträgen oder Ankündigungen solltest du bedenken, dass Fragen aufkommen können. Sei also auf Nachfragen vorbereitet und halte gerade bei kritischen Themen souveräne Antworten bereit. Vergiss auch nicht, Zusammenfassungen, Feedbackmöglichkeiten und Folgeveranstaltung zu organisieren, um die besprochenen Themen zu verinnerlichen – und alle Teilnehmer kontinuierlich auf den neuesten Stand zu bringen. 

Tipp #9: Sprache einfach halten

Achte darauf, nichts unnötig zu verkomplizieren: Sprachbarrieren sind auch im Zeitalter der Globalisierung noch nicht gänzlich überwunden. Mach Dich daher nach Möglichkeit immer mit den Sprachkenntnissen Deines Publikums vertraut und verzichte in Deiner Präsentationen auf Fachchinesisch und – ohnehin selten lustige – Insiderwitze.

Text: Anne-Sophie Hobl