Seit dem Ausbruch der Pandemie finden die allermeisten Besprechungen und Veranstaltungen virtuell statt. Doch dabei ist Einiges zu beachten. //next hat daher neun Tipps für Teilnehmer zusammengetragen – demnächst folgen neun weitere für die Ausrichter solcher Meetings.
Diese Situation kennt sicher jeder: Du sitzt vor Deinem Computer, bist passend gekleidet und magst loslegen, doch plötzlich bricht die WLAN-Verbindung ab. Um sich nicht für entsprechende Verspätungen rechtfertigen zu müssen, vergewisser Dich einfach ein paar Minuten vorher, dass die Technik mitspielt und die Umgebungsbedingungen stimmen. Prüfe zum Beispiel vorab Beleuchtung, Ton, Internetverbindung und Hintergrundgeräusche. Profi-Tipp: Halte, sofern möglich, ein Headset und ein Ausweichgerät bereit.
Es ist ganz einfach und eigentlich selbstverständlich, wird aber oft vergessen: das Stummschalten. Man selbst stört sich vielleicht nicht daran, wenn der Paketbote bereits das dritte Mal am Tag klingelt. Der Sprechende kann das Geräusch jedoch als sehr störend empfinden. Denke also bitte daran, Dein Mikrofon stummzuschalten, wenn Du nicht gerade sprichst.
Denk daran, dass das Wort „Homeoffice“ eben auch „Office“, also das Büro, enthält. Daher solltest Du Dich bei Online-Veranstaltungen ebenso professionell präsentieren wie an Deinem Arbeitsplatz. Frage Dich also ehrlich: Würdest Du mit diesem Pulli auch im Büro aufkreuzen? Und wenn Du in der Jogginghose dasitzt: Schalte bitte die Kamera aus, bevor Du aufstehst. Falls Deine Kinder am Vorabend ein Chaos in der Küche hinterlassen haben und Du dort gleich an einem Meeting teilnehmen musst, sei aber unbesorgt: Hierfür hält Microsoft Teams, ebenso wie die meisten anderen Meeting-Tools, zahlreiche Hintergründe bereit. Ungünstig ist es übrigens, sich vor einem Fenster zu platzieren. Achte zudem auf Deine Körpersprache, sitz nicht zu nah am Bildschirm und halte Blickkontakt mit der Kamera – denn das lohnt sich, auch wenn es sich vielleicht etwas merkwürdig anfühlt.
Für den Veranstalter einer Online-Besprechung gibt es wohl kaum etwas Frustrierenderes, als stundenlang in einen schwarzen Bildschirm zu starren und nicht mitzubekommen, wie das Publikum reagiert. So weiß er etwa nicht, ob Du gerade aufmerksam zuhörst oder gar nicht am Platz bist. Sei daher bitte so freundlich, Deine Kamera einzuschalten. Welche Auswirkungen das allerdings auf den Strombedarf des Meetings hat, erötern wir demnächst hier auf //next.
Manchmal rast die Zeit derart, dass die Arbeit kaum zu schaffen ist, bis man um 18 Uhr den Nachwuchs von der Kita abholen muss. Arbeite während Online-Meetings bitte trotzdem nicht an anderen Projekten, auch wenn es noch so verlockend sein mag, zumal dies bei Präsenzveranstaltungen auch tabu wäre. Außerdem wird es der Meetingleiter an Deinen Augenbewegungen ohnehin erkennen, wenn Du nicht bei der Sache bist.
Zwischenmenschliche Interaktion kann sich bei Online-Veranstaltungen schwierig gestalten. Hat Dein Gesprächspartner bereits zu Ende gesprochen oder war nur kurz die Internetverbindung unterbrochen? Oder wolltest Du noch etwas sagen und konntest aber nicht, weil Dein Gesprächspartner wie immer als Erster sein Mikrofon angeschaltet hat? Hier schafft die Funktion „Hand heben“ Abhilfe, sofern Euer Konferenztool über diese verfügt.
Was macht man üblicherweise, wenn man einen Besprechungsraum betritt und feststellt, dass man einige der Teilnehmenden nicht kennt? Man geht hin und schüttelt sich die Hand. Daher ist es auch bei Online-Veranstaltungen ratsam, sich erst kurz vorzustellen – quasi als virtueller Handschlag. Nenne dabei Deinen Namen und Deine Funktion im Unternehmen. Ebenso solltest Du Dich bei Webinaren mit größerem Publikum mit Namen vorstellen. Denn es ist immer angenehmer zu wissen, dass man es mit einem Menschen und nicht mit einem Roboter zu tun hat.
Während Meetings zu essen, ist außer bei Geschäftsessen äußerst unhöflich. Ein gesundes Mittagessen und regelmäßige Pausen sind beim Arbeiten zu Hause hingegen umso wichtiger. Wer nicht genug Zeit für eine normale Mittagspause hat, sollte die eigene Work-Life-Balance dringend überdenken. Mach Dir bewusst, dass Essen während einer Besprechung dieses Problem nicht löst.
Es gibt kaum etwas Schlimmeres, als sich auf eine Veranstaltung vorzubereiten, eine Fragerunde anzubieten – und dann fragt niemand etwas. Das gilt bereits unter normalen Umständen – wie unangenehm muss es dann erst sein, einen Gedanken oder Sachverhalt auszuführen und dann keinerlei Reaktion vom „unsichtbaren“ Publikum zu bekommen? Darum: Bring Dich aktiv ein, der Veranstalter wird es Dir danken.
Text: Anne-Sophie Hobl
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