Strategien für mehr Agilität

Covid-19 hat die Transformation der Arbeitswelt beschleunigt. Und hat Agilität laut einer aktuellen Studie von Asana zum wesentlichen Erfolgsfaktor gemacht, wenn sich Unternehmen nicht nur an die veränderten Bedingungen anpassen – sondern in der sich ständig verändernden Arbeitswelt auf Erfolgskurs bleiben möchten. Wir von //next fassen die Studie für Euch zusammen. 

Wie schon im ersten Jahr der Pandemie hat der US-Softwareanbieter Asana eine quantitative Studie zur „Anatomie der Arbeit“ durchgeführt – also um zu verstehen, wie Menschen ihre Arbeitszeit verbringen. Befragt wurden 10.624 Wissensarbeiterinnen und Wissensarbeiter aus Australien, Deutschland, Frankreich, Japan, Singapur, dem Vereinigten Königreich und den Vereinigten Staaten, und zwar nach ihrem Verhalten im Büro oder Homeoffice und ihren Einstellungen zu ihren Aufgaben. Ein erstes Zwischenfazit dieser zweiten Studie lautet:

Zwar widmen die Mitarbeiter dank der verbesserten Konzentrationsfähigkeit im Homeoffice inzwischen 33 Prozent ihrer Arbeitszeit mit qualifizierter Arbeit, was einem Anstieg von 27 Prozent im Vergleich zum Vorjahr entspricht. Doch macht die Zeit, die für strategische Fragen aufgewendet wird, immer noch weniger als 10 Prozent des Arbeitstages aus. Das ist laut Asana ein erstaunlicher Rückgang von 36 Prozent gegenüber dem Vorjahr und zeige, wie schwierig es für Unternehmen sei, verteilte Teams auf den gleichen Stand zu bringen.

Zudem verpassen 15 Prozent der Wissensarbeiter zwar weniger Fristen als im letzten Jahr (26 Prozent), doch fällt es ihnen schwer, Prioritäten zu setzen und klare Grenzen zu ziehen. Zum Beispiel verschwenden Arbeitnehmer jedes Jahr sechs Arbeitswochen mit einer Kombination aus doppelter Arbeit und unnötigen Meetings. 37 Prozent der Befragten (und 53 Prozent aus der Generation Z) geben an, dass sie keine klare Start- oder Endzeit für ihren Arbeitstag haben. „Daher müssen einheitliche Richtlinien und Prozesse eingeführt werden, um das Zusammenarbeiten sowohl ortsunabhängig als auch vor Ort besser zu bewältigen“, raten die Studienautoren.

Präsenz oder mobile Arbeit?

Angesichts dieser Aufwärts- und Abwärtstrends verwundere es daher nicht, dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer inzwischen eine veränderte Vorstellung davon haben, wie und wo sie ihren Tag am besten verbringen: Im Idealfall wünschen sie sich eine annähernd gleiche Aufteilung der Zeit, die sie pro Woche im Büro (19 Stunden) und zu Hause (20 Stunden) verbringen. Mehr denn je wird das Büro für kollaborative Aktivitäten wie Onboarding, Einzelgespräche mit dem Vorgesetzten und Strategiesitzungen bevorzugt, während das Zuhause der bevorzugte Ort für qualifizierte Arbeit ist.

Burnout-Gefahr unter Nachwuchstalenten

Die viele „Arbeit rund um die Arbeit“, über die //next im vergangen Jahr schon berichtet hat, sowie die nicht enden wollenden Anfragen und Benachrichtigungen machen zudem Burnout zur Herausforderung für Arbeitnehmer weltweit: Während sich die Quote der Burnout-Symptome insgesamt leicht verbessert hat – sie ging von 71  auf 63 Prozent zurück – ist das Problem unter jüngeren Arbeitnehmern allgegenwärtig: 84 Prozent der Generation Z berichten über Burnout-Symptome im vergangenen Jahr. Und angesichts der Tatsache, dass fast einer von vier Angestellten sich mindestens viermal nahe einem Burnout fühlte, 42 Prozent gleichzeitig von Burnout-Symptomen und dem Imposter-Syndrom betroffen waren, und 40 Prozent Burnout-Symptome für einen unvermeidlichen Teil des Erfolgs halten, sollten Unternehmen laut Asana mehr tun, um klare Grenzen zu setzen und das Wohlbefinden der Mitarbeiter stärker in den Vordergrund zu stellen.

Arbeitsorganisation: globale Unterschiede

Trotz der Anpassungsmaßnahmen, die Unternehmen seit dem Ausbruch der Pandemie vorgenommen haben, verdeutlichen die Ergebnisse der Umfrage die großen Unterschiede, aber auch die Chancen, Arbeit weltweit neu zu definieren:

• Australische Wissensarbeiter sind am ehesten der Meinung, dass eine bessere Betreuung und Schulungen Burnout-Symptome und das Imposter-Syndrome lindern könnten – 45 Prozent leiden unter beidem gleichzeitig.
• Obwohl französische Arbeitnehmer die meiste Zeit im Büro verbringen (27 Stunden), verpassen sie auch die meisten Fristen pro Woche (25 Prozent).
• In Deutschland wird am wenigsten Zeit für die Arbeit rund um die Arbeit aufgewendet (53 Prozent), aber die Zeit für Strategie hat sich von 14 Prozent im Vorjahr auf sieben Prozent halbiert.
• Japanische Wissensarbeiter verbringen im Vergleich zu anderen Märkten am wenigsten Zeit in unnötigen Meetings (zwei Stunden pro Woche).
• Singapur verbringt die meiste Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit (69 Prozent) – ein Anstieg im Vergleich zum Vorjahr, entgegen dem globalen Trend.
• Britische Wissensarbeiter verbringen die wenigste Zeit pro Woche im Büro (18 Stunden) und versäumen die wenigsten Fristen.
• Angestellte in den USA fühlten sich im vergangenen Jahr durchschnittlich 2,3 Mal nahe einem Burnout – der höchste Wert weltweit.

Fazit

Unternehmen stoßen auf dem Weg zur nötigen Agilität auf eine Vielzahl an Hindernissen, die sich über die folgenden Maßnahmen jedoch beseitigen lassen:

• Digitale Ablenkung verringern, indem die Firmen Benachrichtigungen und Apps reduzieren.
• Die Technologie-Auswahl verkleinern, Tools integrieren und Prozesse optimieren, damit alle Klarheit darüber erhalten, wer was bis wann erledigt.
  
• Zugang zu Ressourcen für mehr Wohlbefinden ermöglichen und den Mitarbeitern helfen, das Gesamtbild zu sehen, zu verstehen, dass ihre Arbeit ein wertvoller Teil des großen Ganzen ist.
  

„Mit diesen Schritten kommen Unternehmen einer agileren, zukunftssicheren Arbeitsweise schon ein großes Stück näher. Es liegt nun an der Führungsetage von Unternehmen, diese Chance zu ergreifen“, schreiben die Studienautoren am Ende des 33-seitigen PDFs. Dieses findet Ihr hier zum Download:

Text: Ingo Schenk